Na audytach zadaję pytanie, które brzmi banalnie: „kto u Was wprowadza zamówienia do systemu magazynowego?“.
W co drugiej firmie odpowiedź brzmi: „Pani Kasia z biura”. Czasem: „ja, wieczorami”.
Nikt nie traktuje tego jak kosztu. To po prostu coś, co się robi - jak parzenie kawy. A jednocześnie jest to jeden z niewielu kosztów w firmie, który da się policzyć co do złotówki i wyeliminować w całości.
Zróbmy to razem.
Rachunek, którego nikt nie robi
Weź kartkę. Serio, to zajmie dwie minuty.
Krok 1. Ile zamówień dziennie przechodzi przez ręce człowieka? Nie tylko przepisanie do magazynu - całość: sprawdzenie dostępności, nadanie przesyłki, wystawienie faktury, aktualizacja stanu na Allegro.
Krok 2. Ile minut zajmuje jedno? Zwykle słyszę „dwie, trzy minuty”. W praktyce, po dopytaniu o wyjątki i poprawki, wychodzi cztery do sześciu.
Krok 3. Pomnóż przez liczbę dni roboczych w miesiącu i podziel przez sześćdziesiąt. Masz godziny.
Krok 4. Pomnóż przez koszt godziny pracy tej osoby - z narzutami, nie samą pensją netto.
Przykład, który widuję najczęściej: czterdzieści zamówień dziennie, cztery minuty każde. To 160 minut dziennie, czyli ponad dwie i pół godziny. W miesiącu: około 56 godzin. To jest jedna trzecia etatu, wydawana wyłącznie na przenoszenie danych z jednego okna do drugiego.
Przy stu zamówieniach dziennie robi się z tego pełny etat. Rocznie - kwota, za którą można zbudować sklep od nowa.
I to jest dopiero pierwszy z trzech kosztów.
Koszt drugi: błędy, których nie widać w tabelce
Człowiek przepisujący czterdzieści zamówień dziennie popełni błąd. To nie jest kwestia staranności, tylko statystyki.
Konsekwencje kosztują więcej niż sama pomyłka:
Sprzedaż towaru, którego nie ma. Stan magazynowy zaktualizowany z opóźnieniem oznacza, że sklep przyjmuje zamówienie na produkt, który sprzedał się godzinę wcześniej na Allegro. Efekt: telefon z przeprosinami, zwrot pieniędzy i klient, który już nie wróci.
Zła kwota na fakturze. Korekta, telefon do księgowości, czasem opóźniona płatność od kontrahenta B2B.
Przesyłka pod złym adresem. Koszt zwrotu, ponowna wysyłka, opóźnienie i reklamacja.
Zamówienie, które gdzieś zniknęło. Najgorszy scenariusz, bo dowiadujesz się o nim od klienta po tygodniu.
Nie podam Ci uśrednionego procentu błędów, bo w każdej firmie wygląda to inaczej i nie chcę zmyślać liczby. Ale możesz to sprawdzić u siebie w dziesięć minut: policz reklamacje z ostatniego kwartału i zaznacz te, które wynikały z pomyłki w danych, a nie z wady produktu. Ta liczba zwykle robi większe wrażenie niż rachunek z poprzedniej sekcji.
Koszt trzeci: sufit, o który uderzasz przy wzroście
Ten jest najdroższy i najtrudniejszy do zauważenia, bo objawia się jako brak czegoś, a nie jako wydatek.
Jeśli obsługa zamówień skaluje się liniowo z liczbą zamówień, to każdy wzrost sprzedaży wymaga proporcjonalnego wzrostu pracy ludzkiej. Podwojenie obrotu oznacza podwojenie godzin.
W praktyce prowadzi to do decyzji, których nikt nie nazywa po imieniu:
- Rezygnacji z kampanii reklamowej, „bo nie wyrobimy się z obsługą”
- Wstrzymania wejścia na kolejny marketplace
- Odłożenia sezonowej akcji, która wymagałaby obsłużenia trzykrotnej liczby zamówień w dwa tygodnie
To są utracone przychody, których nie zobaczysz w żadnym raporcie, bo nigdy się nie wydarzyły.
Uruchomiliśmy kiedyś sklep MVP dla producenta kompostowników betonowych w trzy tygodnie, pod jeden sezon. Cały magazyn poszedł w dwa miesiące. To by się nie udało, gdyby ktoś musiał ręcznie obsługiwać każde zamówienie w szczycie sezonu - nie z powodu kosztu, tylko dlatego, że fizycznie nie dałoby się tego wyrobić.
Co konkretnie da się zautomatyzować
Docelowy obieg wygląda tak i nie ma w nim miejsca, w którym ktoś przepisuje dane:
Zamówienie → magazyn → faktura → wysyłka → powiadomienie do klienta → dashboard
Rozłóżmy to na elementy:
| Element | Co się dzieje automatycznie |
|---|---|
| Stany magazynowe | Sklep, Allegro i magazyn widzą tę samą liczbę, aktualizowaną na bieżąco |
| Zamówienie | Trafia do systemu magazynowego bez udziału człowieka |
| Faktura | Wystawia się i wysyła do klienta automatycznie |
| Przesyłka | List przewozowy generuje się z danych zamówienia, numer wraca do sklepu |
| Powiadomienia | Klient dostaje status bez telefonu do biura |
| Raportowanie | Sprzedaż z wszystkich kanałów w jednym miejscu |
Systemy, które spinamy najczęściej: Subiekt GT i Nexo, Comarch Optima i XL, WFMag, InFakt, Fakturownia po stronie magazynu i fakturowania. BaseLinker, Apilo i SellRocket jako centrum sprzedaży wielokanałowej. InPost, DPD, DHL, GLS, Furgonetka, Apaczka, a przy gabarytach Suus i Pol-Eko po stronie logistyki.
Mamy za sobą ponad czterdzieści takich wdrożeń.
Trzy poziomy integracji i kiedy który wystarcza
Nie każda firma potrzebuje pełnej automatyzacji od razu. Warto wiedzieć, gdzie jesteś.
Poziom 1 - połączenie przez pośrednika
BaseLinker albo Apilo jako centrum, przez które przechodzą zamówienia ze wszystkich kanałów. Konfiguracja, nie programowanie.
Dla kogo: firmy sprzedające na kilku kanałach, standardowy asortyment, systemy z gotowymi wtyczkami. Zaleta: najszybsze i najtańsze wdrożenie. Ograniczenie: działasz w ramach tego, co pośrednik obsługuje.
Poziom 2 - integracja bezpośrednia
Sklep rozmawia z systemem magazynowym bezpośrednio, przez interfejs programistyczny.
Dla kogo: duże katalogi, nietypowe reguły cenowe, potrzeba synchronizacji w czasie rzeczywistym. Zaleta: szybciej i bez ograniczeń pośrednika. Ograniczenie: wymaga, żeby Twój system miał API - a wiele starszych go nie ma.
Poziom 3 - własna warstwa pośrednicząca
Oprogramowanie napisane specjalnie po to, żeby połączyć dwa systemy, które same się nie dogadają.
Dla kogo: systemy starsze, branżowe, bez gotowego interfejsu. Przykład: dla apteki internetowej z ponad dwudziestoma tysiącami produktów napisaliśmy warstwę łączącą Kamsoft ze sklepem od zera, bo gotowej nie było. Bez tego cały projekt nie miałby sensu - sklep sprzedawałby produkty, których nie ma na półce. Ograniczenie: najdroższy wariant. Ma sens, gdy alternatywą jest wymiana całego systemu magazynowego.
Kiedy integracja się nie opłaca
Napiszę to, bo uczciwość w tej sprawie wychodzi taniej dla obu stron.
Przy małej liczbie zamówień. Jeśli masz pięć zamówień dziennie, ręczna obsługa zajmuje dwadzieścia minut. Koszt integracji zwróci się po latach. Lepiej wydać te pieniądze na ruch.
Gdy system i tak wypada za pół roku. Nie ma sensu integrować czegoś, co idzie na wymianę. Najpierw decyzja o systemie, potem integracja.
Gdy problem leży gdzie indziej. Czasem chaos w zamówieniach nie wynika z braku integracji, tylko z tego, że nikt nie ustalił, kto za co odpowiada. Automatyzacja bałaganu daje zautomatyzowany bałagan.
Prosty próg opłacalności: jeśli obsługa zamówień zajmuje mniej niż dziesięć godzin miesięcznie, integracja prawdopodobnie może poczekać. Powyżej dwudziestu - zwykle zwraca się w kilka miesięcy i warto policzyć to konkretnie.
Powiązane materiały
Najczęściej zadawane pytania
Konkretne odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przed projektem.
Ile kosztuje integracja sklepu z systemem magazynowym?
Zależy od poziomu. Konfiguracja przez BaseLinker czy Apilo to najtańszy wariant. Integracja bezpośrednia przez API kosztuje więcej. Własna warstwa pośrednicząca dla systemu bez API jest najdroższa, ale bywa jedyną drogą. Wyceniamy po sprawdzeniu, co konkretnie masz - bez tego byłoby to zgadywanie.
Czy da się zintegrować sklep z Subiektem?
Tak, to jedna z najczęściej wykonywanych przez nas integracji. Subiekt GT i Nexo mają sprawdzone ścieżki połączenia ze sklepem i po naszej stronie jest to praca konfiguracyjna, nie badawcza.
Co, jeśli mój system nie ma API?
Wtedy piszemy warstwę pośredniczącą. Robiliśmy to m.in. dla Kamsoftu w projekcie aptecznym z ponad dwudziestoma tysiącami produktów. To droższa ścieżka, ale często tańsza niż wymiana całego systemu magazynowego, na którym pracuje cała firma.
Ile trwa wdrożenie integracji?
Zależy od poziomu i od tego, jak wyglądają dane po stronie systemu magazynowego. Najwięcej czasu zwykle zajmuje nie samo połączenie, tylko uporządkowanie danych produktowych przed nim.
Czy integracja rozwiąże problem podwójnej sprzedaży?
Tak, jeśli obejmuje wszystkie kanały. Podwójna sprzedaż bierze się z tego, że sklep i marketplace mają osobne stany. Wspólne źródło danych eliminuje ten problem u podstaw.
Czy stracę kontrolę nad zamówieniami?
Nie. Automatyzacja nie oznacza, że nie widzisz, co się dzieje - oznacza, że widzisz to w jednym miejscu zamiast w czterech, i że nikt nie musi tego ręcznie przenosić.
Dawid Bis
Założyciel Ecomgo, agencji e-commerce dla producentów, dystrybutorów i sprzedawców marketplace. Prowadzi audyty i rozmowy strategiczne osobiście, łącząc technologię, integracje i rozwój sprzedaży w jeden mierzalny plan.
